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Zeitmanagement

Hallo liebe LeserInnen,

es ist mal wieder Zeit, Zeit für einen neuen Artikel! Ich möchte Euch heute wieder wertvolle Tipps vorstellen, diesmal zu einem Thema, was schon vielfach besprochen wurde und auch zukünftig ein wichtiges Thema bleiben wird. Die Tipps, die ich Euch heute gebe, sind Tipps, die viele von uns bereits kennen, aber nur weil sie schon bekannt sind, heißt es nicht, dass sie auch immer richtig und vollständig umgesetzt werden 🙂

Zeitmanagement in Zeiten der schnellen Kommunikation

Meine beste Freundin erzählte mir, dass sie aus dem Urlaub in ihr Büro kam und es dann gleich losging: Emails checken und beantworten, Telefonate tätigen und annehmen, das Faxgerät spuckte Blätter aus, Kundentermine wollten bestätigt werden und sie wußte nicht, was sie zuerst tun sollte.

Wir leben nun schon seit Jahren in einer Zeit, in der immer alles schneller vonstattengeht, die Kommunikationsmittel, derer wir uns heutzutage bedienen (Smartphone, Laptop to go, Pads etc.), verstärken die Beschleunigung und unsere permanente Erreichbarkeit um ein vielfaches. Aber anscheinend wollen wir das ja so, denn ansonsten wären diese Kommunikationsmittel nicht wieder die meist gekauften Artikel in der Weihnachtszeit gewesen.

Mir persönlich fällt es ziemlich leicht, meine Zeit zu „managen“, denn ich bin von meiner Struktur mehr prozedural veranlagt, dass heißt, ich arbeite Aufgaben nach der Reihe ab (hier ein Artikel aus meinem Zielecoach-Blog, wo ich diese Struktur und ihre gegenteilige Struktur erkläre https://www.kimfleckenstein.com/blog/prozedural-oder-optional/) und komme dadurch weniger ins Strudeln als Menschen mit einer anderen Struktur. Das heißt allerdings nicht, dass auch ich immer alles einwandfrei geregelt bekomme. Und das passiert an den Tagen, an denen ich etwas zu erledigen habe, wozu ich keine besondere Lust habe. Und das ist einer der wichtigsten Punkte bzgl. Zeitmanagement.

Liebst Du, was Du tust?

Diese Frage wirst Du noch oft in meinen Artikeln lesen, denn es ist die wichtigste Frage, die Du Dir jeden Tag selber beantworten darfst: Liebst Du, was Du tust? Ja? Nein? Vielleicht? Ich weiß das nicht, denn diese Frage kannst nur Du Dir selber beantworten. Ich liebe, was ich tue. Ich liebe meine Selbständigkeit, weil ich dadurch die Freiheit habe, mir meinen Tag so zu gestalten, wie ich es mir vorstelle. Und auch das durfte ich zuerst einmal lernen, denn so eine Freiberuflichkeit verführt auch dazu, einfach mal nichts zu tun und zwar den ganzen Tag lang, denn das macht großen Spaß 🙂

Ich durfte lernen, meine Zeit einzuteilen und zwar so, dass ich einerseits genügend Geld verdiene und andererseits trotzdem genug Zeit für meine mentale und seelische Entfaltung habe (die brauche ich für meine Texte der Apps); und auch ich habe mal Aufgaben, die mir nicht so viel Spaß machen wie andere Aufgaben und daher erledige ich diese Aufgaben als allererstes! Und ich plane dafür wenig Zeit ein, denn je mehr Zeit ich dafür einplane, umso länger trödle ich rum, um damit anzufangen. Wie ist das bei Dir? Planst Du Dir für die weniger schönen Aufgaben viel Zeit ein, so dass Du hinterher besonders stolz bist, weil Du diese Aufgabe nun schneller als geplant erledigt hast und somit noch mehr Zeit für die Aufgaben hast, die Du gerne machst und diese dann eh schnell erledigst, so dass Du am Ende sogar Zeit übrig hast? Wie machst Du das?

5 Tipps für gutes Zeitmanagement

1) Erstelle eine To-Do-Liste! Auch wenn Du zu den Personen gehörst, die ihre eigene Liste im Lauf des Tages  gerne wieder umstellen. Wenn Du keine To-Do-Liste hast, weißt Du nicht, wo Du anfangen und aufhören sollst bzw. es kann Dir passieren, dass Du etwas Wichtiges vergisst. Somit hast Du Deine volle Konzentration auf das, was Du zu tun hast und es ist für Dich vielleicht auch ein tolles Gefühl, sobald Du Punkte von Deiner To-Do-Liste als erledigt abhaken kannst.

Außerdem nutze eine Check-Liste für die Projekte, die Du zu betreuen hast. Zum Beispiel hast Du einen Stand auf einer Messe. Somit steht auf Deiner To-Do-Liste der Punkt „Messe organisieren“ oder „Messestand“ und auf Deiner Checkliste steht, was Du für diesen Stand alles zu organisieren hast.

Wo bewahrst Du nun diese Listen auf? Das hängt davon ab, wie Du es mit der Ordnung auf Deinem Schreibtisch hälst. Bist Du ordentlich und arbeitest gerne mit Papier, dann lege Dir Deine Listen auf Papier an, die Du auf Deinem Schreibtisch liegen hast. Du hast viele Unterlagen auf Deinem Schreibtisch liegen und es kann passieren, dass Du Deine Listen dadurch nicht mehr wieder findest? Dann lege Dir Deine Listen in Deinem PC an, worauf Du z. Bsp. über Dein Smartphone auch von unterwegs drauf zurückgreifen kannst. Die Technik von heute macht das ja alles möglich.

2) Sortiere Deine Emails nach Wichtigkeit und beantworte sie dann auch in der Reihenfolge. Welche Email ist wichtiger als die andere? Das darfst Du selber entscheiden, denn Du kennst die Firmenkriterien am besten. Du weißt, wie Dein ChefIn „tickt“, also dementsprechend werden auch diese Aufgaben, Emails zuerst oder vielleicht auch später beantwortet. Wichtige Emails natürlich immer zuerst und auch Emails, die eine längere Beantwortung brauchen, nicht auf den Nachmittag, wo es vielleicht „ruhiger“ ist, verschieben, denn zwischen 14-16h fällt die Konzentrationskurve eines Menschen ab, das ist der Zeitpunkt, wo die meisten Menschen am wenigsten erledigen, daher ist das ein guter Zeitraum für die „weniger“ wichtigen Emails/Telefonate etc..

Du kannst, wenn Du magst, Dir für Deine wichtigen Emails einen Ordner anlegen, worin Du sie dann verschiebst, so dass Du, bei der Anzahl der Emails, die Du im Laufe des Tages bekommst, nicht den Überblick verlierst. Ich schaue grundsätzlich, ob meine Emails auch als versendet rausgegangen sind und lösche dann die Eingangsemail, da es für mich sehr wichtig ist, nicht zu viele Emails in meinem Eingang stehen zu haben. Wie viele bei „Gesendet“ stehen, ist mir egal, aber nicht im Posteingang. Du siehst, jeder Mensch hat so seine eigene Struktur und Ordnung 🙂 Werde Dir also genau bewusst, wie Deine Struktur ist.

Auch in Hinblick auf das Surfen im Internet darfst Du Dir dessen bewusst werden. Bist Du jemand, der „mal eben“ schnell etwas nachschaut und dabei von Seite zu Seite springt? Das Internet ist das Paradies für Informationen, nur stelle Dir immer die Frage, die Du Dir dann bitte auch gleich selber beantwortest: Was mache ich nun mit den Informationen, die mir meine außerplanmäßige Surferei gebracht haben? Nicht umsonst gibt es mittlerweile die Möglichkeit selber einzustellen, wie lange Du bei Facebook lesen und rumklicken willst, so dass nach dieser Zeit sich Facebook von selber wieder abstellt.

3) Plane heute Deine Aufgaben für morgen! Du schläfst dann einfach besser 🙂 vor allem, wenn Du bei einer Aufgaben feststellst, dass sie länger braucht als Du gedacht hattest. Entscheide Dich dann lieber, diese auf morgen zu verschieben (kläre das, falls notwendig, vorher ab) und erledige diese Aufgabe dann als allererstes am nächsten Morgen, in dem Du dementsprechende Zeit einplanst.

4) Sage Nein zu Aufgaben, die nicht Deine Aufgaben sind! Das ist einer der Punkte, mit dem die meisten Menschen ein Problem haben. Nein zu sagen zu Aufgaben, die nicht in ihre Zuständigkeit gehören. Und es ist immer die Angst, die dieses Nein verhindert. Die Angst, beruflich nicht weiter zu kommen, die Angst, nicht gemocht zu  werden, die Angst, ausgegrenzt zu werden, die Angst, etwas zu verpassen, die Angst, nicht dazu zu gehören, die Angst, benachteiligt zu werden. Diese Angst ist der Hauptgrund für die Menschen, die irgendwann zusammen klappen und mit BurnOut, Depressionen etc. in die Klinik eingeliefert werden. Also, wenn Du nicht Nein sagen kannst zu Aufgaben, die nicht Deine Aufgaben sind, mit denen Du nichts zu tun hast, was ist Deine Angst?

5) Nimm` Dir genug Zeit, um zu entspannen! Als Heilpraktikerin (Psychotherapie) und Hypnosetherapeutin beschäftige ich mich jeden Tag mit dem Unterbewusstsein und der Seele; ich horche jeden Tag darauf, was mein Ego den ganzen Tag mit meinem bewussten Verstand plappert, welche Aufmerksamkeit es dieses Mal nun wieder will und ich horche darauf, wann ich wie Zeit zum relaxen brauche, um diese Stimme, die immer „Ich, Ich,Ich“ ruft (in meiner Angestelltenzeit waren es die Stimmen meiner Chefs, die immer riefen, weil sie etwas wollten), zur Ruhe zu bringen.

Willst Du jemand sein, der die eigene Zeit, die Aufgaben, den Alltag gut managen will, so darfst Du Dir Zeit nehmen, um genügend zu entspannen. Da ist der Kunde, der „Get relaxed“ über einen Zeitraum von 5 Wochen jeden Abend gehört hat und mir hinterher sagte, er sei nun viel entspannter sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich. Also, was sind 4-5 Wochen regelmässig abends etwas für Dich tun, damit Du mit dem Alltag besser zurecht kommst?

Denn eines ist gewiss: ich kann Dir keinen neuen Chef oder neuen Job geben, ich werde auch nicht den Stand der Technik zurückdrehen können, ich kann Dir nicht die Frage beantworten, ob Du liebst, was Du tust, aber ich kann Dir Tipps und eine App zur Entspannung geben – anwenden musst Du es allerdings selber.

Ich freue mich, wenn Dir dieser Artikel gefällt und Du ihn weiterleitest.

Enjoy your day & Get on 🙂

Eure Kim

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